De tal manera que estos puedan ser localizados rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.
Mayor seguridad y Manage: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a World wide web de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
Su potente editor en línea, altamente appropriate con formatos de documentos de Microsoft y el reproductor de archivos multimedia multiformato.
La seguridad de la información es una preocupación primordial para cualquier organización. Un DMS proporciona múltiples capas de seguridad para proteger los documentos sensibles:
Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles infracciones.
Según una encuesta realizada por Perforce, el eighty one% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Su correcta implementación trae consigo beneficios significativos en términos de eficiencia, ahorro de costos y toma de decisiones. Sin embargo, es importante superar los retos que se presentan para asegurar el éxito de este proceso.
Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.
Accesibilidad desde cualquier lugar: Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado.
Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las normativas de la industria.
La integración con otros sistemas es basic para asegurar la interoperabilidad y la eficiencia en el Sistema de Gestión Documental flujo de trabajo. Las capacidades de integración incluyen:
Los documentos están disponibles en tiempo actual en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.
Gestión documental Management de versiones: lleve un registro de sus documentos El Manage de versiones permite ver los cambios en un documento y controla que se trabaja con la última versión. ¿Qué sistemas lo incluyen?